DATE 2015-03-02

業務改善の進め方5つのステップ

組織開発 / 業務改善におすすめ

組織で複数のメンバーで業務を進めていくと、業務の重複や、タイミング良く業務連携ができないなどの問題が生じてくることがあります。今回は、チームで遂行する業務を円滑に進めるための業務改善の進め方をご紹介します。

 

 

 

1)業務内容を洗い出す

対象となる組織内の全メンバーが、行っている業務を書きだします。通常業務と突発的に発生する業務に分けて仕事量、所要時間、発生頻度を定量化します。

 

2)改善の方向性を検討する

業務改善が必要だと感じた背景や、予定通りに進まないことが多い業務、工程が煩雑にな業務を特定し、どのような改善を行う必要があるのか関係者で合意形成します。

 

3)組織内、組織間の関係性を見直す

業務が円滑に進まない理由の1つとして、関係者の連携や意識疎通が不十分なケースがあります。それぞれの役割を明確にし、いつ、どのように、連携を行うとスムーズか、目指す姿を組織間でも共有します。

 

4)新しい業務フローを作る

新たな業務フローを可視化し、ドキュメントにまとめて関係者に周知します。

 

5)一定期間後にチェックする

新しい業務フローの運用がスタートしたら、一定期間後に想定した効果が実現されているか関係者で確認します。連携が円滑に進んでいない点や非効率が発生している工程を特定し、改善を続けます。

 

​業務改善は、1度実施したら完了するものではなく、継続的な取組みが必要です。ITツールの導入や専門スキルの習得が必要な場合もありますので、他社での業務改善の進め方も情報収集すると参考になることが多いかもしれません。

 

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